Een projectinbox voor de bouw. Alle mail over dit project op één plek, zonder uw inbox te delen.
Een projectinbox geeft elk bouwproject een eigen mailadres, zodat offertes en antwoorden van leveranciers binnenkomen bij het project in plaats van in een persoonlijke mailbox: het hele team ziet ze en bijlagen zet u met één klik in het projectdossier. Zonder die inbox verdwijnen offertes in persoonlijke mailboxen: de werkvoorbereider kan er niet bij, dus wordt een bijlage voor de derde keer opgevraagd, en na drie maanden weet niemand meer wie wat wanneer heeft gestuurd. Uw eigen mailbox koppelen is niet nodig.
Onderdeel van de Offerte-module
Ryan Koning, oprichter TrudooLaatst bijgewerkt: Controleerbaar
Van bron tot antwoord, elke stap na te lopen.
Elk project een eigen mailadres
Elk project in Trudoo krijgt een eigen inkomend mailadres. U stuurt er mail heen, forwardt een bestaand bericht, of zet het adres simpelweg in de cc van uw uitgaande mail. Het bericht staat binnen enkele seconden bij het project, met afzender, onderwerp en bijlagen. Vanaf dat moment is het projectmail in plaats van iemands privémail.
Antwoorden koppelen zichzelf aan de juiste leverancier
Stuurt u een offerte-uitvraag, dan komen de reacties binnen bij die uitvraag en worden ze gekoppeld aan de leverancier die ze stuurde. Ook als het antwoord niet komt van het adres dat u mailde: u mailt jan@leverancier.nl en de offerte komt terug van info@leverancier.nl of van de administratie. Trudoo herkent dat aan het domein of aan de mailheaders die naar uw oorspronkelijke bericht verwijzen.
- checkDe uitvraag wordt altijd bepaald door het adres, nooit door een header van de afzender
- checkEen antwoord vanaf een ander adres binnen hetzelfde bedrijf koppelt alsnog
- checkWeet Trudoo het niet zeker, dan vraagt het u om wie het gaat in plaats van te gokken
Bijlagen met één klik in het dossier
Bij elk bericht staan de bijlagen klaar met een knop om ze aan het projectdossier toe te voegen. Eén klik en de offerte staat als document in het project, klaar om te analyseren of naast de andere aanbiedingen te leggen. Het gebeurt op uw teken, niet automatisch: u bepaalt zelf wat er in het dossier belandt en wat alleen een mail blijft.
Werkruimte-mail, geen persoonlijke mailbox
Er is geen koppeling met Outlook of Gmail, geen OAuth en geen toegang tot uw mailbox. Trudoo ziet alleen wat er naar het projectadres wordt gestuurd. Dat is meteen het verschil: u deelt geen mailbox, u deelt een project.
- checkIedereen met toegang tot het project ziet dezelfde berichten
- checkUw eigen mailbox wordt nergens ingelezen of getoond
- checkEen offerte loopt niet meer vast in de mailbox van één collega
- checkWie op vakantie is, houdt het project niet op
Inkomende mail is invoer van buiten
En zo wordt die ook behandeld. Voordat er iets wordt opgeslagen, gaat elk bericht door dezelfde controles, zodat een leverancier die zijn mail niet op orde heeft geen risico wordt voor uw project.
- checkScripts, formulieren en opmaak worden uit de HTML gesaneerd vóór opslag
- checkExterne afbeeldingen worden geblokkeerd tot u ze zelf toont
- checkSpam wordt geweerd voordat er iets wordt bewaard
- checkAlleen veilige bijlagetypen worden opgeslagen; de rest blijft zichtbaar als metadata
- checkVerwerkt en opgeslagen binnen de EU
Van mail naar gunning
De inbox is de terugweg van de offerte-uitvraag. De offertes komen binnen bij het project, u zet ze met één klik in het dossier, en legt ze daarna naast elkaar met offertes vergelijken. Uitvraag, antwoord en beoordeling zitten zo in hetzelfde project.
Veilig verwerkt
Uw projectmail wordt vertrouwelijk verwerkt en alleen gebruikt binnen uw eigen werkruimte. Lees meer over databeveiliging.
- checkGehost en verwerkt binnen de EU, op de eigen infrastructuur van Trudoo
- checkAVG/GDPR-proof en versleuteld via HTTPS
- checkHet leesbare bericht blijft bij het project; de ruwe originele mail bewaren we 90 dagen als audittrail
- checkToegang alleen binnen uw eigen werkruimte
Offertes in uw eigen mailbox versus de projectinbox
Zolang de projectmail in persoonlijke mailboxen zit, is het project afhankelijk van wie er die dag achter zijn scherm zit.
| Aspect | In uw eigen mailbox | Projectinbox in Trudoo |
|---|---|---|
| Wie kan erbij | Alleen u. De werkvoorbereider vraagt de bijlage voor de derde keer op. | Iedereen met toegang tot het project ziet dezelfde berichten. |
| Terugvinden na drie maanden | Zoeken op een half onthouden onderwerp, ergens tussen duizenden mails. | Alle mail staat bij het project waar hij over gaat. |
| Bijlage naar het dossier | Downloaden, hernoemen, opnieuw uploaden. | Eén klik en de offerte staat als document in het project. |
| Wie volgt op | Onduidelijk. Twee mensen mailen dezelfde leverancier, of niemand. | Reacties zijn gekoppeld aan de uitvraag en de leverancier, en het team ziet de status. |
| Uw privémail | Een gedeelde mailbox betekent dat collega's meelezen met alles. | Geen mailboxkoppeling: alleen wat naar het projectadres gaat, komt binnen. |
Veelgestelde vragen
Hoe werkt het mailadres van een project?
Elk project in Trudoo heeft een eigen inkomend mailadres. U stuurt mail naar dat adres of forwardt een bestaand bericht erheen, en het staat binnen enkele seconden bij het project. Zet u het projectadres in de cc van uw uitgaande mail, dan komt de hele conversatie vanzelf mee.
Moet ik mijn mailbox koppelen?
Nee, en dat is precies het verschil met de meeste tools. Er is geen koppeling met Outlook of Gmail, geen OAuth en geen toegang tot uw mailbox. Trudoo ontvangt alleen de mail die naar het projectadres wordt gestuurd of geforward. Wat u niet doorstuurt, ziet Trudoo dus ook niet.
Ziet mijn team mijn persoonlijke mail?
Nee. De projectinbox is werkruimte-mail: er staat alleen wat er naar het projectadres is gestuurd. Uw eigen mailbox blijft van u en wordt nergens ingelezen of getoond. Omgekeerd geldt hetzelfde: wat in de projectinbox binnenkomt, ziet iedereen die toegang heeft tot dat project, zodat een offerte niet vastloopt in de mailbox van één collega.
Kan ik vanuit Trudoo antwoorden?
Nog niet vanuit Trudoo zelf. Op een bericht klikt u "beantwoorden", en dan opent uw eigen mailprogramma met de afzender ingevuld en het projectadres al in de cc. Uw antwoord gaat dus gewoon via uw eigen mail de deur uit, maar komt wel meteen weer bij het project terecht.
Gaan bijlagen automatisch het dossier in?
Nee, dat gebeurt op uw teken. Bij een bericht ziet u de bijlagen staan met een knop om ze aan het projectdossier toe te voegen: één klik en de offerte staat als document in het project, klaar om te analyseren of te vergelijken. Zo bepaalt u zelf wat er in het dossier belandt en wat alleen een mail blijft.
Wat gebeurt er met de originele mail?
Het leesbare bericht (de tekst, de gesaneerde opmaak en de bijlagen) blijft bij het project staan zolang het project bestaat. De ruwe originele mail, het complete MIME-bericht met alle headers, bewaren we 90 dagen als audittrail en verwijderen we daarna. Dat is het gevoeligste wat we van derden bewaren, en na drie maanden weegt de bewijswaarde niet meer op tegen het risico.
Wat als een leverancier vanaf een ander adres antwoordt?
Dat vangt Trudoo op. U mailt de uitvraag naar jan@leverancier.nl en het antwoord komt terug van info@leverancier.nl of van de administratie. Trudoo koppelt de reactie dan alsnog aan de juiste leverancier, op basis van het domein of van de mailheaders die naar het oorspronkelijke bericht verwijzen. Lukt dat niet met zekerheid, dan blijft de reactie aan de uitvraag hangen en vraagt Trudoo u om wie het gaat, in plaats van een gok te doen.
Is inkomende mail veilig?
Inkomende mail is invoer van buiten, en zo wordt die ook behandeld. Scripts, formulieren en opmaak worden uit de HTML gesaneerd voordat er iets wordt opgeslagen, externe afbeeldingen worden geblokkeerd tot u ze zelf toont, spam wordt geweerd nog voor opslag, en alleen veilige bijlagetypen worden bewaard. Alles wordt verwerkt en opgeslagen binnen de EU.
