Stuur een complete uitvraag naar tien onderaannemers in vijf minuten.
Een offerte-uitvraag versturen doet u in Trudoo via één wizard: de AI schrijft het concept op basis van uw eigen documenten, alle onderaannemers krijgen exact dezelfde stukken als beveiligde downloadlink, iedereen krijgt dezelfde deadline en u ziet per leverancier wie heeft gereageerd. Zonder Trudoo kost dat een middag: knippen en plakken in Outlook, bijlagen die te groot zijn voor de mailserver, en na drie mails heeft iedereen net iets andere stukken.
Onderdeel van de Offerte-module
Ryan Koning, oprichter TrudooLaatst bijgewerkt: Ontvangers
Uit uw contacten
Controleerbaar
Van bron tot antwoord, elke stap na te lopen.
Eén wizard, van project tot verzonden
De uitvraag loopt in vijf stappen, zodat u niets vergeet en er niets ongecontroleerd de deur uit gaat:
- checkKies het project waar de uitvraag bij hoort
- checkVul de details en de deadline in
- checkKies de ontvangers uit uw contacten
- checkSelecteer de documenten die mee moeten
- checkControleer alles op één scherm en verstuur
De AI schrijft uw concept
Trudoo stelt een concepttekst voor de uitvraag op uit de projectnaam, uw omschrijving, de deadline en de namen van de documenten die u heeft geselecteerd. De inhoud van die documenten wordt daarvoor niet gelezen: het concept is een vertrekpunt, geen samenvatting van uw bestek. U leest het na, past het aan waar nodig en verstuurt het pas als het klopt. Schrijft u de tekst liever zelf, dan slaat u deze stap gewoon over.
Beveiligde downloadlinks in plaats van bijlagen
De stukken gaan niet als bijlage mee, maar als een beveiligde link naar de documentbundel. Daarmee verdwijnt de bijlagelimiet van uw mailserver, en houdt u zicht op wat er buiten de deur ligt.
- checkGeen bijlagelimiet van 25 MB en geen mail die blijft steken in een filter
- checkElke ontvanger krijgt een eigen link; leveranciers zien elkaar niet
- checkDe links vervallen automatisch, veertien dagen na de deadline
- checkSluit u de uitvraag, dan worden alle links in één keer ingetrokken
Ontvangers
Uit uw contacten
Uw leveranciers staan er al in
De ontvangers kiest u uit uw contacten, met bedrijf en discipline erbij. U hoeft geen adressen over te typen uit een oude mail, en de volgende uitvraag naar dezelfde partijen is een kwestie van aanvinken.
Antwoorden komen terug bij het project
De uitvraag wordt namens u verstuurd, dus een leverancier die op "beantwoorden" drukt, mailt naar u en niet naar een noreply-adres. Die antwoorden komen binnen in de projectinbox, zodat de reactie op een uitvraag niet verdwijnt in een persoonlijke mailbox. In de uitvraag ziet u bovendien per ontvanger de status, dus u weet wie er nog niet heeft gereageerd.
Van uitvraag naar gunning
Zodra de offertes binnen zijn, legt u ze naast elkaar met offertes vergelijken: een rangorde op prijs en kwaliteit, een prijsspiegel post-voor-post en een eisenmatrix die elke aanbieding tegen uw uitvraag afzet. De uitvraag en de beoordeling zitten zo in hetzelfde project.
Veilig verwerkt
Uw projectdocumenten worden vertrouwelijk verwerkt en alleen gebruikt om uw eigen uitvraag te versturen. Lees meer over databeveiliging.
- checkGehost en verwerkt binnen de EU, op de eigen infrastructuur van Trudoo
- checkAVG/GDPR-proof en versleuteld via HTTPS
- checkUw data wordt via de zakelijke API niet gebruikt voor AI-training
- checkToegang alleen binnen uw eigen werkruimte
Uitvraag via Outlook versus Trudoo
Een uitvraag per mail lijkt simpel, tot de bijlagen te groot zijn en de derde leverancier net een andere versie van het bestek heeft gekregen.
| Aspect | Via Outlook | Met Trudoo |
|---|---|---|
| Tijd per uitvraag | Een middag knippen en plakken: per leverancier een mail opstellen en de stukken erbij zoeken. | Eén wizard, met een AI-concept dat u alleen nog nakijkt en aanpast. |
| Iedereen dezelfde stukken | Na drie mails heeft niemand meer precies dezelfde set documenten. | Alle ontvangers krijgen dezelfde bundel en dezelfde deadline. |
| Bijlagelimiet | De mail blijft steken zodra de stukken over de limiet van de mailserver gaan. | De stukken gaan mee als beveiligde downloadlink, dus geen limiet. |
| Wie heeft wat ontvangen | Terugzoeken in verzonden items wie welke versie heeft gekregen. | Per ontvanger vastgelegd wat is verstuurd en wat de status is. |
| Antwoorden terugvinden | Reacties belanden verspreid in persoonlijke mailboxen. | Antwoorden komen terug in de inbox bij het project. |
Veelgestelde vragen
Hoe verstuur ik een offerte-uitvraag?
U doorloopt één wizard: kies het project, vul de details en de deadline in, kies de ontvangers uit uw contacten, selecteer de documenten die mee moeten, en controleer alles op het laatste scherm voordat u verstuurt. Trudoo mailt daarna iedere leverancier dezelfde uitvraag met een eigen beveiligde downloadlink naar de stukken.
Kan ik grote bestanden meesturen?
Ja. Trudoo stuurt de documenten niet als bijlage mee, maar als een beveiligde downloadlink naar de bundel. Daarmee loopt u niet tegen de bijlagelimiet van uw mailserver aan (vaak zo'n 25 MB) en komt de mail niet vast te zitten in een spamfilter omdat er een stapel PDF's aan hangt.
Zien de leveranciers elkaar?
Nee. Iedere ontvanger krijgt een eigen mail en een eigen downloadlink. Leveranciers zien elkaars adres niet en zien ook niet wie er verder is uitgenodigd.
Kan ik een verstuurde link weer intrekken?
Ja. U sluit de uitvraag en Trudoo trekt in één keer alle bundel-links van die uitvraag in: de links werken direct niet meer. Daarnaast vervallen de links sowieso automatisch, veertien dagen na de deadline van de uitvraag.
Schrijft de AI de uitvraag op basis van mijn documenten?
De AI schrijft een concepttekst op basis van de projectnaam, uw omschrijving, de deadline en de namen van de documenten die u heeft geselecteerd. De inhoud van die documenten wordt daarvoor niet gelezen. Het resultaat is een concept: u leest het na, past het aan waar nodig en verstuurt het pas als het klopt.
Wat als een leverancier niet reageert?
In de uitvraag ziet u per ontvanger de status, dus u weet wie er nog niet heeft gereageerd en kunt gericht achter die partij aan. Trudoo stuurt op dit moment zelf geen automatische herinnering; het opvolgen doet u zelf.
Komt de mail van Trudoo of van mijzelf?
De uitvraag wordt namens u verstuurd en antwoorden gaan naar u terug, niet naar een noreply-adres. De mail volgt de vormgeving van Trudoo; een eigen huisstijl of logo in de mail is nu nog niet in te stellen.
Wat kost een uitvraag?
Twee losse stappen die elk 1 credit kosten: 1 credit als u de AI het concept laat schrijven (ook bij opnieuw genereren), en 1 credit voor het verzenden. Dat is 1 credit per verzending, niet per ontvanger: een uitvraag naar acht leveranciers kost evenveel als naar één. Schrijft u de tekst zelf, dan betaalt u alleen het verzenden.
